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「マンションの共用部分をリフォームすること」や「そのリフォーム工事に必要な資金を管理組合が住宅金融支援機構から借入れること」等については総会の決議が必要です。そして融資の申込みにあたっては、それらの決議がなされたことを証する総会議事録(写し)を提出していただく必要があります。

総会議事録は、区分所有法第42条において総会の議長が作成することと定められています。したがって、管理組合規約に基づき総会の議長が、議事について議事録を作成することになります。
内容は、開催日時、場所、組合員総数、議決権総数、出席組合員数、議決権数、議事の要領およびその結果を記載し、あわせて議案書を添付します。

以下に示すものは、総会議事録に盛り込んでいただきたい事項を示した議事録作成例ですので、ご参考にしてください。

総会議事録作成例

前書きの部分

総会議事録

○○マンション管理組合

  1. 開催日時 平成○年○月○日 ○時○分~○時○分
  2. 開催場所 当マンション集会室
  3. 出席状況
      総数(a) 出席者(b) 委任状(c) 計(b+c) 出席率(b+c)/a)
    組合員数          
    議決権数          
    定刻、管理規約の規定により議長○○は総会の開催を宣言し、組合員総数、議決権総数、有効出席数、有効議決権数について報告を行い、本総会は適法に成立する旨宣言し直ちに議案の審議に入った。
  4. 配布資料
    • 住宅金融支援機構マンション共用部分リフォーム融資の商品概要説明書(又は「融資のご案内」)

議事内容(機構融資を利用して大規模修繕工事を行う場合)

議 事

第○号議案「大規模修繕工事実施の件」
議長より「大規模修繕工事実施の件」及び○○(例.理事長)より住宅金融支援機構マンション共用部分リフォーム融資「商品概要説明書」の内容について説明があり、質疑応答(具体的な内容を記載すること)の後、議長が本議案の承認を諮ったところ、賛成出席者○名(うち、委任状○名)および賛成議決権数○個(うち、委任状○個)にて以下のとおり承認された。

【承認事項】
  1. 大規模修繕工事を実施すること
  2. 独立行政法人住宅金融支援機構から借入れ
    借入額 ○○万円(以内)
    借入期間 ○年(以内)
    借入予定金利 ○%
  3. 独立行政法人住宅金融支援機構への返済
    返済には修繕積立金を充当する。
  4. (財)マンション管理センターへの保証委託
    独立行政法人住宅金融支援機構からの借入に際し、(財)マンション管理センターに保証委託する。

後書きの部分

以上の議案をもって本日の議事が終了したので、議長は○時○分閉会を宣言した。
以上、本総会の議事の経過並びに結果が正確であることを証するために、議事録を作成し、議長並びに議事録署名人はこれに署名捺印する。
平成○年○月○日
名称   ○○マンション管理組合
 議 長     ○ ○ ○ ○ 印
 議事録署名人  ○ ○ ○ ○ 印
 議事録署名人  ○ ○ ○ ○ 印