お客さまの情報が記載された書類の紛失及び誤交付について

今般、当機構におきまして、お客さまの情報が記載された書類の紛失及び誤交付が判明いたしましたのでご報告いたします。
お客さまの情報管理の重要性につきましては、従来より機構内において徹底を図ってまいりましたが、このような事態を招きましたことは、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。

件数等

個人12名さま分

書類の内容等

書類名 （紛失枚数）	書類の内容	個人情報の内容
貸付実行通知書 （６枚）	住宅融資保険（注）の保険契約者である民間金融機関が利用者に住宅ローンを融資した際、その旨を機構に通知するためのもの	氏名、住所、生年月日、職業、収入、融資物件情報（所在地、面積等）、融資条件（融資金額、金利、返済期間等）等
変更通知書 （７枚）	住宅ローン融資後、住宅ローンの内容に変更が生じた場合に、民間金融機関がその旨を機構に通知するためのもの	氏名、生年月日、貸付実行通知書記載事項との相違（変更）内容

（注）住宅融資保険
当機構では、民間金融機関が実行する住宅ローンに対して、当機構が保険を付保する業務を行っており、お客さまが当機構の住宅融資保険を付保した住宅ローンをご利用された際などに、民間金融機関から、お客さまの情報が記載された書類の送付を受けております。

住宅融資保険部において、書類の保管状況の点検を行いましたところ、一部の書類が見当たらず、事務所内部を隈なく捜索いたしましたが発見に至らず、紛失したと判断しました。
紛失した書類は、当機構の事務所内で保管しており、外部に持ち出す性質のものではないこと、また、これまでに外部からの問い合わせなどの事実も無いことから、他の書類を廃棄する際に誤って混入するなどして廃棄した可能性が高く、情報が外部へ流出する懸念は極めて低いものと考えております。

紛失した書類の対象となったお客さま及び金融機関に対しては、順次、この間の事情をご説明申し上げ、ご迷惑をおかけしたことについてのお詫びを行っているところです。

件数等

個人２名さま分

該当支店

首都圏支店

書類の内容等

区分	書類の内容	個人情報の内容
お客さまの債権書類(２件)	借入申込書（写）、金銭消費貸借抵当権設定契約書（写）、交渉記録等	氏名、住所、生年月日、職業、融資物件情報（所在地、面積等）、融資条件（融資金額、金利、返済期間等）等

平成20年２月６日、首都圏支店においてお客さまに関する債権書類の確認作業を行ったところ２件のファイルが見当たらないことが発覚し、その後支店内を隈なく捜索いたしましたが発見に至らず、紛失したと判断しました。
紛失した書類は、当機構の事務所内で保管しており、外部に持ち出す性質のものではないこと、また、これまでに外部からの問い合わせなどの事実も無いことから、他の書類を廃棄する際に誤って混入するなどして廃棄した可能性が高く、情報が外部へ流出する懸念は極めて低いものと考えております。

対象のお客さまに対しては、１名さまに事情をご説明申し上げ、ご迷惑をおかけしたことについてお詫びいたしております。また、もう１名さまは、現在まで連絡がとれないことから、引き続き連絡を試みております。

件数等

　個人１名さま分

該当部署

　本店まちづくり推進部

書類の内容等

区分	書類の内容	個人情報の内容
総額決定通知書（１件）	お客さまに、融資額の確定額を通知するためのもの	氏名、住所、電話番号、融資額、返済期間、金利、毎回の返済額、融資物件情報（建設場所、団地名等）等

平成20年２月19日、機構本店窓口において機構職員が書類を渡す際、お客さまから委任を受けた事業者Ａのご担当者に手交すべき書類を、書類の宛先確認が十分でなかったため、別案件の書類受領のため来店した事業者Ｂのご担当者に誤って手渡ししました。
２月21日、事業者Ｂのご担当者から機構に電話で連絡があり、誤交付が発覚しました。
誤って渡した書類は２月21日に事業者Ｂのご担当者からご返却いただいており、二次被害のおそれはないものと考えております。

誤交付した書類の対象となったお客さまに対しては、この間の事情をご説明申し上げ、ご迷惑をおかけしたことについてお詫びいたしております。

当機構といたしましては、マニュアルの整備や職員に対する研修を実施し、お客様の情報の適切な管理に取り組んでまいりましたが、今回の事態を重く受け止め、再発防止に向け徹底を図るほか、文書の保管体制の見直しについても併せて進め、さらなる情報管理の強化に努めてまいります。