お客さまの情報が記載された書類の誤送付及び紛失について

今般、当機構におきまして、お客さまの情報が記載された書類の誤送付等及びお客さまの情報が記載された書類の紛失が発生いたしましたので、ご報告いたします。
お客さまの情報管理の重要性につきましては、これまで機構内において徹底を図ってまいりましたが、このような事態を招きましたことは、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。

当機構より、顧客情報の記載された書類を送付する際に、あて先の間違いから誤った委託先機関へ送付したものが４件（個人７名さま分）、委託先機関へ書類を送付する際に本来送付すべきでない書類を混入したことによる誤送付が１件（個人２名さま分）、また、委託先機関を特定するリストを誤って作成し本来送付すべきではない複数の委託先機関に誤送付したものが１件（個人36名さま分）発生いたしました。
発生した部署名、誤送付の対象となった顧客情報の内容及び人数は、別紙のとおりです。
なお、誤送付した書類については速やかに回収等を行っていること、また、誤送付先である委託先機関については業務委託契約で守秘義務を課していることから、委託先外部への情報漏えいはございません。
また、あて先の間違いから誤った委託先機関に送付した事案のうち南九州支店に係る事案については、７月に発生いたしましたが、内規に基づく事案発生部署からの報告が行われませんでした。内部の情報提供により事案の発生が確認されましたが、顧客情報の漏えい等について所定の報告が行われなかったことは極めて遺憾であり、今回事案発生部署において誤った判断を行った職員１名について戒告処分といたしました。

誤送付の対象となったお客さまに対しては、44名さまに事情をご説明申し上げ、ご迷惑をおかけしたことについてお詫びいたしております。また、そのほかの１名さまは現在まで連絡がとれないことから、引き続き連絡に努めております。

１件（個人１名さま分）

ＣＳ推進部（所在地：東京都文京区）

文書の内容	個人情報の内容
セミナー申込メール（１通）	氏名、電話番号、メールアドレス

当機構のホームページに掲載した相談会の申込用メールアドレスに誤りがあり、平成20年10月15日、当該相談会への申込みを行ったお客さまの申込メールが機構とは別の機関に送信され、お客さまの氏名、電話番号等が漏えいする事案が判明いたしました。
誤送信したメールについては直ちに誤送信先に削除を依頼し、他に同様の誤送信はないことを確認しております。また、当該メールアドレスを正しいものに直ちに訂正するとともに、ホームページに掲載されている全てのメールアドレスについて点検し、同様の事例がないことを確認いたしております。

誤送信の対象となったお客さまには事情をご説明申し上げ、ご迷惑をおかけしたことについてお詫び申し上げております。

１件（個人２名さま分）

南九州支店（所在地：熊本県熊本市）

区分	書類の内容	個人情報の内容
返済方法の変更に関する申請書類(１件)	申請書、収入証明書、交渉記録等	氏名、住所、生年月日、職業、収入ほか

平成20年12月15日に当該支店で、書類の確認作業を行ったところ書類が見当たらないことが判明し、その後支店内を隈なく捜索いたしましたが発見に至らず、紛失したと判断しました。
紛失した書類は、当機構の事務所内で保管しており、外部に持ち出す性質のものではないこと、また、これまでに外部からの問い合わせなどの事実も無いことから、他の書類を廃棄する際に誤って混入するなどして廃棄した可能性が高く、情報が外部へ流出する懸念は極めて低いものと考えております。

紛失の対象となったお客さまに対しては、２名さまとも現在まで連絡がとれないことから、引き続き連絡に努めております。

当機構といたしましては、マニュアルの整備や職員に対する研修を実施し、お客さまの情報の適切な管理に取り組んでまいりましたが、今回の事態を重く受け止め、職員に対して再度、注意喚起を行うとともに、組織全体での点検活動等を通じ再発防止に向けてさらなる情報管理の強化に努めてまいります。