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「マンションの共用部分をリフォームすること」や「そのリフォーム工事に必要な資金を管理組合が住宅金融支援機構から借入れること」等については総会の決議が必要です。そして融資の申込みにあたっては、それらの決議がなされたことを証する総会議事録（写し）を提出していただく必要があります。

総会議事録は、区分所有法第42条において総会の議長が作成することと定められています。したがって、管理組合規約に基づき総会の議長が、議事について議事録を作成することになります。
内容は、開催日時、場所、組合員総数、議決権総数、出席組合員数、議決権数、議事の要領およびその結果を記載し、あわせて議案書を添付します。

以下に示すものは、総会議事録に盛り込んでいただきたい事項を示した議事録作成例ですので、ご参考にしてください。

総会議事録作成例

前書きの部分

総会議事録

○○マンション管理組合

  1. 開催日時 平成○年○月○日 ○時○分～○時○分
  2. 開催場所 当マンション集会室
  3. 出席状況
      総数(a) 出席者(b) 委任状(c) 計(b+c) 出席率((b+c)/a)
    組合員数          
    議決権数          
    定刻、管理規約の規定により議長○○は総会の開催を宣言し、組合員総数、議決権総数、有効出席数、有効議決権数について報告を行い、本総会は適法に成立する旨宣言し直ちに議案の審議に入った。
  4. 配布資料
    • 住宅金融支援機構 「マンション共用部分リフォーム融資 商品概要説明書」（又は「マンション共用部分リフォーム融資のご案内」若しくは「マンション共用部分リフォーム融資パンフレット」）
※ 浸水対策工事及び省エネルギー対策工事を実施し金利を引き下げる場合
浸水対策工事又は省エネルギー対策工事を実施し、金利を引き下げる場合は総会の議案書の中で「住宅金融支援機構の金利引下げ対象となる浸水対策工事（又は省エネルギー対策工事）を実施する」旨を記載してください。
もしくは、「電気設備の浸水対策に係る工事（変更）計画書（機構所定の書式）」又は「省エネルギー対策工事に係る（変更）計画書（機構所定の書式）」を作成し、議案書の決議事項として添付していただく方法でも構いません。
 

議事内容

議　事

第△号議案「大規模修繕工事実施の件」
○○（例．理事長）より「大規模修繕工事実施の件」について説明があり、議長が本議案の承認を諮ったところ、賛成出席者〇名（うち、委任状〇名）及び賛成議決権数〇個（うち、委任状〇個）にて次のとおり承認された。

【承認事項】
大規模修繕工事を実施すること。

第○号議案 「大規模修繕工事費用に関する借入れの件」
○○（例．理事長）より住宅金融支援機構 「マンション共用部分リフォーム融資 商品概要説明書」（又は「マンション共用部分リフォーム融資のご案内」若しくは「マンション共用部分リフォーム融資パンフレット」）の内容について説明があり、質疑応答（具体的な内容を記載すること。）の後、議長が本議案の承認を諮ったところ、賛成出席者〇名（うち、委任状〇名）及び賛成議決権数〇個（うち、委任状〇個）にて次のとおり承認された。

【承認事項】
  1. 住宅金融支援機構からの借入れ
    ア 借入額 ○○万円（以内）
    イ 借入期間 ○年（以内）
    ウ 借入予定金利 ○％（○年〇月時点。借入申込時の金利を適用）
  2. 住宅金融支援機構への返済
    返済には修繕積立金を充当する。
  3. (公財)マンション管理センターへの保証委託
    住宅金融支援機構からの借入れに際し、(公財)マンション管理センターに保証を委託する。

後書きの部分

（注）議長及び議事録署名人２名の署名押印（署名は自署に限ります。）
※押印は管理規約上、押印が必要である旨の規定がある場合必要です。
以上の議案をもって本日の議事が終了したので、議長は○時○分閉会を宣言した。
以上、本総会の議事の経過並びに結果が正確であることを証するために、議事録を作成し、議長並びに議事録署名人はこれに署名捺印する。
平成○年○月○日
名称　　　○○マンション管理組合
　議　長　　　　　○ ○ ○ ○ 印
　議事録署名人　　○ ○ ○ ○ 印
　議事録署名人　　○ ○ ○ ○ 印

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